Co je více? Povinnost informovat veřejnost nebo splnění legislativy na ochranu osobních údajů? A co dělat, když jdou tyto věci zdánlivě proti sobě?
Zákonné povinnosti
Velká část organizací řeší při odpovídání na výše zmíněné otázky dilema. Na jednu stranu existuje povinnost zveřejnit různé údaje, například smlouvy, dokumenty ke stavebnímu řízení nebo dražební vyhlášky. Na druhou stranu všechny tyto dokumenty obsahují osobní údaje, které je třeba anonymizovat či jinak chránit proti jejich zneužití. Dostávají se tak do sporu, zda zveřejnit dokument s anonymizovanými údaji, ze kterého údajně nepůjde poznat hlavní sdělení, nebo publikovat dokument v plném znění, tedy včetně osobních údajů.
Současná praxe
Většina organizací se dnes snaží alespoň nějakým způsobem anonymizovat osobní a citlivé údaje v dokumentech. Ovšem najdou se i takové, které si s tím nelámou hlavu a dokumenty zveřejní tak, jak byly vytvořeny či jak k nim přišly. Co takovým organizacím hrozí, se dozvíte v článku “Proč je nutné chránit osobní údaje?”. V současnosti si můžete vybrat nepřeberné množství nástrojů, které vám s anonymizací dokumentů pomohou. Nicméně drtivá většina z nich vznikla kolem roku 2015 v reakci na Zákon o registru smluv, a tím pádem logicky nedokáží splnit náležitosti GDPR.
Efektivní řešení
Mezi funkce anonymizačních nástrojů, které významně ulehčí plnění GDPR, patří zejména automatizované vyhledávání osobních údajů a citlivých dat, vytváření vlastních databází údajů pro vyhledávání, anonymizování vyhledaných údajů jedním kliknutím, anonymizace dokumentů dle předem připravených šablon nebo hromadná anonymizace více dokumentů najednou. Všechny tyto funkce by měl splňovat efektivní nástroj pro anonymizaci dokumentů, díky kterému budete plnit jak povinnost zveřejňovat dokumenty, tak i legislativu na ochranu osobních údajů. Mezi nástroje, které vše výše zmíněné dokáží, patří aplikace PDIL, jejíž demoverzi si můžete stáhnout na webu GORDIC CyberSec.
Záleží pouze na vás, zda chcete anonymizovat dokumenty “ručně” a delší dobu prostřednictvím starších nástrojů, nebo zda zvolíte moderní a efektivní řešení. V příštím díle našeho seriálu budeme hledat odpověď na otázku “Jak snadno a rychle plnit práva subjektů údajů”.